DepokNews — Sebanyak 80 Aparatur Sipil Negara (ASN) Kota Depok mengikuti layanan digitasi dan enkapsulasi arsip yang diselenggarakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok. Program ini bertujuan membantu ASN mengamankan dokumen pribadi maupun kedinasan agar tetap terjaga dan tidak mudah rusak.
Kegiatan berlangsung di Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok pada Selasa (25/11) dan mendapat respons positif. ASN peserta membawa berbagai dokumen penting untuk diproses melalui layanan yang disediakan.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Depok, Yulia Oktavia, menjelaskan bahwa kuota peserta dibatasi untuk 80 ASN, dengan ketentuan membawa minimal tiga arsip per orang. Namun, sebagian peserta membawa lebih banyak dokumen dari yang ditetapkan.
“Kita membuka untuk 80 ASN dengan minimal tiga arsip per orang. Ada yang membawa lima sampai enam dokumen, sehingga totalnya mencapai sekitar 250 berkas,” ujar Yulia, Rabu (26/11/25).
Dalam kegiatan tersebut, Diskarpus melayani dua jenis prosedur penyelamatan arsip, yakni digitasi dan enkapsulasi. Yulia menjelaskan, digitasi merupakan proses pemindaian dokumen fisik ke dalam format digital, sementara digitalisasi mencakup pengelolaan arsip secara online, termasuk pelaporan ke lembaga pusat. Untuk ASN, layanan yang diberikan adalah digitasi karena arsip yang diolah bersifat pribadi.
Melalui digitasi, ASN dapat menyimpan salinan digital dokumen penting sehingga tetap bisa diakses ketika arsip fisik mengalami kerusakan atau hilang. Sementara itu, enkapsulasi dilakukan dengan membungkus dokumen menggunakan plastik khusus agar lebih tahan terhadap robekan, kelembapan, dan jamur.
Walaupun kegiatan ini diprioritaskan bagi ASN, Diskarpus membuka kesempatan bagi masyarakat umum untuk memanfaatkannya. Warga dapat mendatangi kantor Diskarpus atau mengajukan permohonan resmi.
“Silakan masyarakat dan ASN melakukan digitasi melalui lembaga kearsipan daerah supaya arsip vital keluarga bisa terselamatkan,” jelas Yulia.
Diskarpus juga siap melakukan layanan jemput bola apabila dibutuhkan oleh lingkungan RT, komunitas, atau lembaga tertentu.
“Jika ada RT yang ingin mengadakan digitasi arsip di wilayahnya, kami bisa hadir. Tinggal bersurat ke Diskarpus,” tambahnya.
Untuk layanan enkapsulasi, Yulia menyebutkan pelaksanaannya saat ini masih bergantung pada ketersediaan bahan plastik khusus yang memenuhi standar ANRI. Ia berharap bahan tersebut dapat lebih mudah diperoleh di masa mendatang sehingga masyarakat bisa melakukan enkapsulasi secara mandiri.
Diskarpus turut membuka akses bagi siapa pun yang ingin mempelajari teknik enkapsulasi.
“Untuk edukasi bisa datang langsung ke kami, nanti akan diajarkan prosesnya,” tutup Yulia.
Sumber: berita.depok.go.id
