DepokNews — Untuk membangun kesadaran petingnya mengelola arsip, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mengadakan workshop kearsipan.
Kegiatan tersebut berlangsung di Sasono Mulyo, Cilodong, Rabu (05/04/2017). Workshop ini diikuti 60 guru dari berbagai sekolah dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pendidikan di Kota Depok.
Para peserta workshop secara serius mengikuti workshop
Plt Kepala Diskarpus Kota Depok, Asep Roswanda menjelaskan, arsip sangat penting, karena arsip aset pemerintah yang perlu diselamatkan. Namun, seringkali arsip tidak mendapat perhatian. Untuk itu, para pencipta arsip harus mempunyai keterampilan dalam mengelola arsip, khususnya arsip dinamis.
“Sebagai dinas baru, kami bekerja keras untuk melakukan sosialisasi ke semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD), khususnya bidang pendidikan dalam memberikan pemahaman tentang arsip,” ujar Asep.
Lebih lanjut Asep mengungkapkan, biasanya arsip dalam bentuk manual (kertas) hanya tersimpan di gudang tanpa ada tindak lanjut. Sebagian dari petugas yang berwenang menghadapi tantangan dalam memilah arsip mana yang disimpan dan dimusnahkan, karena sudah melewati masa retensinya.
“Petugas arsip ini harus memiliki pengetahuan dalam memilah arsip mana yang harus disimpan dan yang dimusnahkan sesuai dengan masa retensinya,” ucapnya.
Asep berharap, semua pihak harus peduli dengan arsip yang dipunya. Sebab, itu menunjukkan kinerja dari lembaga atau instansi yang mengelola dokumen tersebut. Manajemen pengelolaan arsip, kata Asep, juga mutlak dipunya oleh para pencipta arsip dengan melakukan tahapan seperti, klasifikasi arsip, penomoran arsip, penyusunan katalog, hingga penghimpunan arsip yang sudah dirapikan.
“Untuk itu seluruh petugas arsip di tiap OPD bersama-sama menumbuhkembangkan semangat kearsipan, karena dengan arsip yang tertata dengan baik akan berimbaas juga pada pelayanan kepada masyarakat,” tandasnya.
Hadir sebagai nara sumber dalam kegiatan ini, Gunawan, Kepala sub direktorat Daerah 2B Arsip Nasional. Gunawan menjelaskan arsip harus dikelola secara efisien dan efektif.
“Arsip sebagai salah satu pendukung kelancaran sebuah organisasi atau lembaga yang akan digunakan untuk alat bukti, untuk perencanaan dalam menyusun sebuah program,” kata Gunawan.
Sedangkan salah satu peserta, Septianda dari staf tata usaha SMP 15 Depok merasa bersyukur bisa ikut workshop kearsipan.
“Saya merasa bersyukur bisa ikut workshop kearsipan ini, karena bisa menambah pengetahuan dan wawasan saya tentang arsip dan semoga saya bisa lebih profesional dalam melaksanakan tugas dalam mengelola arsip,” kata Septianda.
Kegiatan ini berlangsung lancar, para peserta secara serius menyimak materi yang disampaikan nara sumber. Saat dibuka sesi tanya jawab para peserta banyak yang mengajukan pertanyaan terkait kearsipan.
Kegiatan ini juga bekerjasama dengan PT. Edukasi Budaya Kreatif sebagai EO.
“Dalam pelaksanaan kegiatan workshop kearsiapan ini Dinas Arsip dan Perpustakaan bekerjasama dengan pihak EO yaitu PT. Edukasi Budaya Kreatif di mana hasilnya kegiatan tersebut berjalan baik dan lancar serta target peserta berhasil terpenuhi ujar,” Ida Nyoman Heru Siswoyo Direktur PT. Edukasi Budaya Kreatif,
(muj).
