Oleh : Rofiatul Umah, Mahasiswa STEI SEBI
Dalam kehidupan sehari-hari membuat suatu perencanaan adalah hal yang lumrah dilakukan oleh banyak orang, mulai dari hal kecil yang sering direncanakan dengan matang ataupun suatu rencana yang berjalan dengan tiba-tiba. Didalam kata rencana pasti sering kita jumpai pepatah “ kadang sebuah ekspektasi tak seindah realiata”, hal itu dapat terjadi jika kita tak pandai mengolah sebuah rencana yang sudah kita siapkan dengan matang, tidak mengetahui bagaimana cara mencapai sebuah rencana tersebut dan cara menghadapi ketika terdapat riks event dalam sebuah perencanaan yang sudah kita buat. Di sebuah perusahaan pasti kita memiliki rencana-rencana yang akan perusahaan capai untuk perkembangan perusahaanya , Dengan adanya perencanaan yang matang maka kita sangat membutuhkan adanya risiko monitoring dan controlling, hal tersebut akan dapat membantu kita dalam meminimalisir riks event yang dapat terjadi pada perusahaan.
Adapun pengertian risiko monitoring ialah sebuah pengawasan secara terus-menerus mengawasi berjalannya rencana dan mengantisipasi bilamana riks event kemungkinan akan terjadi. Terdapat 4 aktivitas monitoring yang bersifat formal yang perlu kita ketahui diantaranya yaitu : pertama, status reports merupakan didalamnya terdapat sebuah laporan aktivitas yang mana biasanya dilaporkan yang bersifat bulanan, kinerja anggaran dan target deadline yang direncanakan Contoh : pada perusahaan mumtaz cake membuat pembukuan ditiap anggaran yang dikeluarkan atau diterima, anggaran ini dilaporkan ditiap evaluasi bulanan. Kedua, Issue logs merupakan adanya pembagian status antara masalah yang belum diselesaikan atau biasa disebut sebagai (pending issue-open) yang dimaksud pengertian tersebut dapat diartikan bahwa masih belum ditemukan solusi atas issue tersebut. Dan yang sudah selesai yaitu (resolved issue-close) yang artinya bahwa telah ditemukan solusi untuk issue yang bersangkutan, serta indikasi waktu berapa lama masalah tersebut ditangani. Ketiga, kegiatan evaluasi merupakan sebuah proses yang biasa dilakukan oleh tiap perusahaan, yang biasanya evaluasi ini terjadi ditiap bulan atau saat selesei menjalankan sebuah planning perusahaan. Keempat, Audit risiko merupakan sebuah upaya sadar dan sistematis dalam memeriksa proses aktivitas perusahaan dan proyek yang dijalankan serta penerapan dalam management risiko untuk melihat apakah perusahaan itu sedang baik-baik saja atau ada risiko yang sedang mengintai perusahaan tersebut, audits risiko inipun harus dilakukan oleh tim khusus manajement yang terlatih. Risiko monitoring akan berhasil apabila, focus pada sumber informasi yang didapat, sebuah informasi harus didapat dalam waktu yang tepat dan jangan sampai terlambat dalam menangani informasi tersebut, orang yang mengkaji informasi risiko haruslah orang yang mengerti dan mampu menganalisis informasi risiko yang didapatkan.
Setelah kita mengetahui pentingnya monitoring dalam sebuah perencanaan maka tak cukup untuk kita memahami pengertian monitoring saja, dibalik kata monitoring perusahaan juga membutuhkan controlling guna untuk dapat dengan sigap mengambil tindakan disaat riks event terjadi. Adapun pengertian controlling adalah sebuah (penanganan risiko) yaitu mengambil langkah-langkah ketika riks event terjadi, namun perlu kita ketahui bahwa sering terjadi realita yang dihadapi tidak sesuai dengan perencanaan yang disusun sebelumnya, tak bisa dipungkiri juga bahwa seringnya ada misscomunication antara teori dengan praktik saat kita menjalankan sebuh rencana . Contoh kasus dalam controlling ialah : perusahaan mumtaz cake. Dimana perusahaan ini sudah menerapkan prinsip dan management risiko diantaranya yaitu : adanya pengecekan ulang terhadap anggaran bulanan disetiap sebelum evaluasi bulanan, response antar kinerja sangat baik karena menerapkan system komunikasi yang terjaga, serta adanya controlling secara rutin pada alat-alat kue ditiap minggunya.
Dengan demikian, perencanaan kadang jauh dari realita yang dihadapi, terkadang juga tak sesuai dengan apa yang sudah kita rancang, namun dengan hal tersebut terjadi perlunya fleksibilitas yang sesuai pada penerapan-penerapan terhadap prinsip-prinsip yang umum digunakan dalam menangani kegagalan. Ketika kegagalan terjadi banyaknya diantara kita menghadapinya dengan sifat yang tergesa-gesa, panik bahkan sampai depresi. Ditiap risiko yang kita hadapi pasti ada kelalaian yang telah kita perbuat dan selalu ada pelajaran didalamnya, maka dari itu ketika sebuah perusahaan mengalami hal tersebut ada baiknnya untuk menghadapi masalah tersebut dengan kepala dingin meskipun berada dibawah tekanan, tetap berfikiran positif dan jangan pernah mengambil tindakan dalam keadaan emosi karena kita tidak pernah tau bahwa apakah keputusan yang kita ambil dapat menyelesaikan permasalahan atau mungkin malah membuat runyam permasalahan. Maka sebab itulah kita sangat membutuhkan monitoring dan controlling dalam perencanaan, sebagai motoritas dalam mencapai rencana yang sudah kita buat.
Dari pemaparan controlling diatas terdapat isu-isu dalam risiko controlling yang perlu kita ketahui, disaat sedang berlangsungnya controlling kita perlu mengetahui masalah apa yang terjadi di perusahaan, dengan kita mengetahui permasalahannya maka kita bisa tau hal apa yang harus kita lakukan dalam menangani riks event tersebut. Adanya suatu permasalah dalam perencanaan mungkin sudah tak asing bagi sebuah perusahaan oleh karena itu perlunya fleksibilitas guna untuk mengetahui bahwa realitas berbeda dengan yang direncanakan, namun hal tersebut dapat dilakukan berdasarkan pengetahuan, pengalaman, dan pertimbangan yang baik ( good judgment). Dengan menerapkan komunikasi yang baik antar team juga dapat meminimalisir terjadinya sebuah risiko dalm perencanaan.
Bentuk khusus dari controlling riks ketika riks event terjadi dapat ditanggulangi oleh management krisis. fungsi dari management krisis salah satunya ialah pemperbaiki dan menangani saat riks event terjadi. Riks event bisa terjadi apabila adanya komunikasi yang kurang baik, serta response yang buruk. Terdapat banyak pelajaran yang diambil dari manajement krisis diantaranya yaitu dapat menyusun perencanaan komunikasi yang baik, melakukan komunikasi secara efektive,menetapkan prinsip yang benar bagi perusahaan dan menjalaninya secara konsisten, serta membuat team respon darurat.
Dapat kita simpulkan dari peran penting risiko monitoring dan controlling dalam perencanaan perusahaan yaitu meskipun perusahaan sudah menerapkan dan melakukan sebuah perencanaan yang sesuai dengan tahapan kajian manajement risiko (riks assessment), ketika perusahaan tidak dapat mengelola saat riks event terjadi, maka perencanaan tersebut tidaklah ada gunanya. Hal ini perlu disadari karena semuanya selalu berhubungan dengan ketidakpastian, maka dari itu diperlukannya kemampuan untuk berimprovisasi dan berani mengambil tindakan lain dari yang direncanakan menjadi hal yang sangatlah penting.